Zarządzanie projektami IT – jak uniknąć typowych pułapek?

Chcesz osiągnąć sukces w zarządzaniu projektami IT? Zobacz, jak robią to współczesne firmy, i zyskaj przewagę konkurencyjną – a przede wszystkim pewność, że działasz efektywnie, skutecznie i z głową. W końcu zarządzanie projektem to szereg wyzwań, a ryzyko, że wpadniesz w popularne pułapki, jest całkiem spore. Jak unikać błędów, które mogą opóźnić realizację, zwiększyć koszty (a nawet doprowadzić do porażki całego przedsięwzięcia) i skutecznie zarządzać projektami IT? Podpowiadamy.

Jak zarządzać projektami w IT? Poznaj najczęstsze błędy

Zarządzanie projektem IT nie jest proste — choć, umówmy się, chyba nikt tego nie oczekiwał. Ale warto przygotować się na pułapki, które mogą na Ciebie czekać po drodze.

Niedokładne określenie celów i zakresu projektu i brak wiedzy technicznej

Jednym z najczęstszych błędów jest niewłaściwe zdefiniowanie celów i tego, czego projekt właściwie ma dotyczyć. Często zdarza się, że cele są zbyt ogólne lub niejasno określone, co prowadzi do nieporozumień i rozbieżności w zespole i całej firmie. Do wyzwań należy np. sytuacja, w której PM, który nie ma wystarczającej wiedzy technicznej i nie rozumie, w jakich technologiach i narzędziach zespół będzie pracował, a jego rozumienie podziału zadań kończy się na taskach back– i front-endowych. Problem może też  pojawić się wtedy, gdy project manager nie rozumie, jak długo zajmuje dane zadanie, i może błędnie oszacować czas – na przykład przy tworzeniu strony internetowej określić, że globalna zmiana adresu URL bloga zajmie… pięć godzin.

Jak zapobiegać? Na początku projektu dokładnie określ, co i jak chcesz osiągnąć. Stwórz szczegółowy plan z terminami i podziałem zadań, który jasno opisuje zakres prac, oczekiwane rezultaty oraz kryteria sukcesu (np. mierzalne KPI). Korzystaj z metryk związanych z tym, jak produktywnie działa Twój zespół, i pilnuj terminów. A co jeśli cel zmieni się w trakcie trwania projektu? Bądź elastyczny: weryfikuj postępy i dostosowuj zakres projektu do zmieniających się potrzeb. I przede wszystkim – jako PM nieustannie się edukuj i przed planowaniem projektu zrozum, co, kiedy i jak musisz zrealizować, by dowieźć produkt dobrej jakości i na czas. Nie jesteś pewien? Zapytaj specjalistów, zamiast działać w ciemno. W j‑labs opieramy nasze działania na modelu partnerskim i komunikujemy się z naszymi specjalistami (przypomnijmy — programistami na poziomie seniorskim), by na bazie ich wiedzy oraz ogromnego doświadczenia określić, ile zajmie dany task czy jaki jest jego realny poziom trudności.

Niewłaściwe zarządzanie ryzykiem… albo całkowity brak planu B

Żadnego projektu nie da się przewidzieć w stu procentach na starcie. Ale wiele projektów IT napotyka nieprzewidziane problemy, na których rozwiązanie brakuje pomysłu lub zasobów. Zaczynając nowy projekt, pamiętaj, żeby wziąć zapas na nieprzewidziane zdarzenia i mieć gotowy plan B. Serwer się wysypał? Migracja nie przebiegła tak, jak planowaliście? Wszystko da się naprawić – ale z odpowiednim planem. 

Jak zapobiegać? Ważne jest, aby zespół projektowy regularnie identyfikował ryzyka, oceniał ich prawdopodobieństwo oraz wpływ na projekt, a także opracowywał strategie ich zminimalizowania. A przede wszystkim: reaguj! I jeszcze jedna wskazówka – nie da się przecenić tego, jak ważne są odpowiednie zabezpieczenia w IT. Jako PM powinieneś robić wszystko, aby nie dopuścić do rozwoju cyberzagrożeń w obrębie projektu – od dbania o szyfrowanie haseł, przez aktualizacje algorytmów, aż po podejmowanie proaktywnych działań.  

Brak wystarczających zasobów

Chcesz zacząć projekt już, teraz, natychmiast? W końcu efekty muszą być na już! Cóż: firmy nieraz przystępują do realizacji projektu IT bez odpowiednich zasobów, zarówno w kontekście ludzkim (za mały zespół) jak i technologicznym (niewystarczająca infrastruktura – brak oprogramowania, dostępów, właściwych zabezpieczeń… ). Kolejne problemy to brak czasu i pieniędzy. Wszystko to wpływa negatywnie na jakość i terminowość realizacji projektu.
Jak zapobiegać? Spiesz się powoli, a przed rozpoczęciem projektu realistycznie spójrz na swoje aktualne zasoby: weź pod uwagę sezon chorobowy i sezon wakacyjny. Pamiętaj, że ludzie są najważniejszą częścią projektu. Jeśli oni się wypalą, zabraknie ci zasobów, by ukończyć projekt. W j‑labs kładziemy duży nacisk na zbalansowane środowisko pracy. Chcemy być ludzką twarzą outsourcingu IT w Polsce.

Brakuje Ci osób z właściwymi kompetencjami? To postaw na outsourcing projektów IT. Z usługą Agile Project Outsourcing zyskasz natychmiast zespół developerski pod opieką Delivery Menagera, który doskonale wie, jak nie wpaść w najpopularniejsze pułapki projektów IT.

Źle rozpisywane taski

Jak zarządzać projektami IT wewnątrz zespołu? Jedna z najważniejszych umiejętności project managera to sprawne i konkretne rozpisywanie tasków. I to takich, które zmieszczą się w konkretnych sprintach. Zdarza się, że jedno zadanie jest rozpisane na piętnaście minut, a inne na… dwadzieścia godzin. Zwróć też uwagę na to, że czasami taski są niejasne dla deweloperów albo nie mają zachowanego ciągu logicznego – dobry PM zadba o to, żeby wszystko było jasne i zgodne z workflow zespołu. A jak to zrobić?  

Jak zapobiegać? Rozpisuj zadania we wspólnej przestrzeni roboczej (np. Jira, Trello – i to takie najbardziej podstawowe, a współcześnie wybór jest ogromny) i dbaj o to, aby zespół z niej korzystał. Za duże zadania rozbijaj na mniejsze, a za małe – grupuj, aby zwiększyć skuteczność działań i raportowania. Uważaj też na pułapkę związaną z „prawie dokończonymi” zadaniami, czyli takimi, które niby są gotowe, ale… no właśnie. Jeśli pojawia się jakieś „ale”, to zadanie nie jest gotowe i zadaniem project managera będzie wyegzekwowanie tego, by poprawki czy zmiany się zadziały, a check mógł zostać odhaczony. W j‑labs wiemy, jak tworzyć zgrane zespoły i zarządzać zadaniami, więc możesz na nas liczyć!

Niedotrzymanie terminów i przekraczanie budżetu

To problem, który dotyka wiele projektów IT. Często wynika to z braku odpowiedniego planowania, nadmiernego optymizmu lub nieprzewidzianych komplikacji (patrz: punkt trzeci). Jak zarządzać projektami w IT bez tego ryzyka?

Jak zapobiegać? Realistyczne podejście do planowania jest obowiązkiem każdego project managera. Uwzględniaj marginesy bezpieczeństwa i w harmonogramie, i w budżecie, aby być przygotowanym na nieoczekiwane wyzwania. Wykrywaj  problemy szybko i skutecznie, a przede wszystkim: działaj. I do tego najlepiej proaktywnie, nie tylko reaktywnie, gdy zaczną się problemy – to absolutna podstawa dobrego zarządzania projektami w IT! 

Jak j‑labs może pomóc Ci w zarządzaniu projektami IT?

Outsourcing projektów IT to rozwiązanie, na którym znamy się jak nikt. Pozwalamy firmom skupić się na tym, na czym znają się najlepiej, a my przejmujemy projekt IT i zapewniamy, że jest w dobrych rękach – od początku do końca. Poznaj nasze kompleksowe usługi służące zarządzaniu projektami IT! Zapewniamy Ci dostęp do wykwalifikowanych specjalistów, doświadczonych zespołów oraz Delivery Managera, który gwarantuje realizację projektu na najwyższym poziomie. Dzięki temu żadna z powyższych pułapek nie będzie Ci straszna. To co? Działamy razem? Zachęcamy do kontaktu.