Retrospektywa sprintu jako odbicie zespołu pracującego nad produktem 

Zaktualizowaliśmy ten tekst dla Ciebie!
Data aktualizacji: 24.01.2025
Autor aktualizacji: Paulina Janowska

Znaczenie i cel retrospektywy 

Retrospektywa ma na celu analizę tego, co wydarzyło się podczas ostatniego sprintu. Uwzględniamy ludzi i ich wzajemne interakcje, proces dostarczania, narzędzia oraz systemy operacyjne. Nasze podejście do procesu jest holistyczne. Zaczynamy od szerszej perspektywy, aby zastanowić się i przeanalizować wydarzenia istotne dla procesu. Co oznacza „istotne”? To wszystkie zdarzenia, które miały znaczący, pozytywny lub negatywny wpływ na przepływ pracy. Dotyczą one dynamiki grupowej, relacji, nagradzanych postaw i zachowań, konfliktów i innych trudnych sytuacji w zespole, współpracy z interesariuszami, praktyk i zasad, wartości zespołu, bieżącej sytuacji oraz kultury organizacyjnej.

Dzięki retrospektywie możemy spojrzeć wstecz, ale myślimy o przyszłości. Chociaż nie mamy wpływu na przeszłość, nadal możemy zmieniać przyszłość!
Aby retrospektywa sprintu nie zamieniła się w polowanie na czarownice lub szukanie winnych, musimy pamiętać, że wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za cel. To nasz wspólny wysiłek i zaangażowanie w dostarczenie funkcjonalności. Szacunek dla siebie nawzajem i dla naszej pracy jest kluczowy.
Podczas spotkań retrospektywnych nierzadko dochodzi do konfliktów czy wybuchów emocji, właśnie dlatego potrzebujemy obecności koordynatora, który zadba o komfort zespołu, proces grupowy i dynamikę spotkania. Moderuje i upewnia się, że cel retrospektywy został osiągnięty, a wybrane rozwiązania i usprawnienia zostały zaadresowane.

Respektowanie wartości i filarów Scruma 

Warto spojrzeć na retrospektywę pod kątem filarów i wartości Scruma. Istnieją następujące Wartości Scrum: odwaga, skupienie, zaangażowanie, szacunek i otwartość, a także trzy Filary Scrum: przejrzystość, inspekcja, adaptacja. Okresowo, po każdym sprincie, skupiamy się na procesie, czyli przeprowadzamy inspekcję. Szanując wartości, musimy mieć odwagę otwarcie mówić o tym, co się wydarzyło, co udało nam się osiągnąć lub czego brakowało podczas tego sprintu. Ważne jest, aby być uczciwym i przejrzystym. Tylko wtedy będziemy w stanie zidentyfikować i przeanalizować obszary do dalszej poprawy w procesie, a także wdrożyć nowe rozwiązania. 

Komunikacja odgrywa tutaj najważniejszą rolę. Powinna być precyzyjna, jasna, bezpośrednia, asertywna i szanująca różne opinie, pomysły, postawy i potrzeby. Widzimy każdą Wartość Scruma i Filary, na których się opiera. Atmosfera również ma ogromne znaczenie. Musimy być w stanie otworzyć się na feedback, nauczyć się jak go dawać i otrzymywać. 

Wdrażanie ulepszeń

Co oznacza adaptacja w kontekście retrospektywy? Gdy zespół Scrum identyfikuje i analizuje mocne strony sprintu oraz obszary do poprawy, bada i proponuje rozwiązania, a następnie wybiera te, które mają zostać wdrożone w kolejnym sprincie. Tu zaczynają się trudności, ponieważ aby retrospektywy były skuteczne, nie wystarczy określić, co należy zmienić. Ludzie muszą naprawdę czuć, że mają wpływ na rozwój procesu i mogą uczestniczyć w decyzjach dotyczących kierunku tych zmian.
Aby tak się stało, musimy przestrzegać kilku zasad. Ważne jest, aby proponowane działania „action items” były przypisane do właścicieli, czyli osób odpowiedzialnych za zapewnienie lub wdrożenie rozwiązań. Po ustaleniu celów należy je spisać. Cele muszą być realne, ambitne i adekwatne. Powinny być określone w czasie, czyli muszą mieć swoje ramy czasowe. Może to zająć cały sprint lub, jeśli coś wymaga więcej pracy, dwa sprinty lub więcej. Dobrym pomysłem jest uszeregowanie działań pod względem ważności, wpływu i samodzielnego wdrożenia. Można użyć prostszej wersji SMART. Dla każdego wybranego działania odpowiadamy na trzy pytania: 

• Czy wiem, co mam zrobić? 
• Czy mogę zacząć to robić od razu? 
• Czy wpłynie to znacząco na rozwiązanie problemu? 
  

Najlepszą praktyką jest umieszczenie tych celów w backlogu, a ich planowanie uwzględnić w agendzie sprintu. Te cele powinnny być pierwszymi zadaniami, które pojawią się na tablicy scrumowej z wymaganiami i zadaniami do wykonania. Warto również, aby cele zostały zakomunikowane kierownictwu przez Scrum Mastera. Rolą menedżerów jest wspieranie zespołu i umożliwienie mu osiągnięcia celów.

Pętle zwrotne i cykl Deminga w odniesieniu do Kaizen

Na początek zdefiniujmy czym jest pętla zwrotna. Według Wikipedii „Informacja zwrotna zachodzi, gdy wyjścia systemu są „podawane z powrotem” jako wejścia, jako część łańcucha przyczyny i skutku, który tworzy obwód lub pętlę”. Agile lub Lean (procesy optymalizacyjne) zawierają tę koncepcję, jednak z mojej perspektywy najważniejsze zastosowanie pętli zwrotnej znajduje się w Kaizen z cyklem PDCA.
Tworzenie oprogramowania jest procesem empirycznym, który opiera się na PDCA – cyklu Deminga. Pętla zwrotna składa się z czterech podstawowych etapów: 

• Zaplanuj coś
• Wykonaj to
• Sprawdź wynik i zobacz, czy jest zgodny z oczekiwaniami
• Na podstawie wyniku dostosuj działania w następnym cyklu

PDCA czyli zaplanuj – wykonaj – sprawdź – działaj (plan–do–check–act) lub zaplanuj – wykonaj – sprawdź – popraw (plan–do–check–adjust) to iteracyjna, czterostopniowa metoda zarządzania, stosowana w biznesie do kontroli i ciągłego doskonalenia procesów oraz produktów.
Źródło: https://pl.wikipedia.org/wiki/Cykl_Deminga

Kaizen to japońska filozofia ciągłego doskonalenia. To technika małych kroków, które pomagają tworzyć nowe standardy. Jest to proces ciągły, wymagający regularności, dyscypliny i sumienności. Ciągłe doskonalenie (Kaizen) nie jest możliwe bez refleksji (Hansei). Hansei to również element ciągłego doskonalenia procesów. W Japonii, w procesach produkcyjnych Toyoty, regularnie organizowane są spotkania poświęcone refleksji – Hansei-kai (spotkania refleksyjne). Ich celem jest odkrywanie i diagnozowanie słabych punktów, aby można było je wyeliminować. Spotkania te odbywają się na końcu każdej fazy rozwoju nowego pojazdu, będąc odpowiednikiem retrospektywy w Scrumie.
Cykl Deminga to nieodłączny wzorzec iteracji w metodach Agile. Stanowi podstawę Scruma. Element „Sprawdź” (Check) w PDCA jest realizowany w Scrumie jako retrospektywa sprintu. Cykl Deminga w Scrumie wygląda następująco:

• Plan – planowanie sprintu lub wydania
• Do – iteracja, rozwój i testy,
• Check – codzienny monitoring podczas codziennych stand-upów, przegląd sprintu, retrospektywy, inspekcja i introspekcja,
• Act – adaptacja, określanie działań podczas retrospektywy i ich wdrażanie.

Etapy retrospektywy sprintu

W książce „Agile Retrospectives: Making Good Teams Great” autorstwa Esther Derby i Diany Larsen retrospektywa jest opisana jako proces składający się z następujących kroków:

• Przygotowanie sceny: upewnij się, że wszyscy czują się bezpiecznie i są zaangażowani w retrospektywę.
• Zbieranie danych: co się wydarzyło? Upewnij się, że wszyscy mają wspólne zrozumienie sytuacji.
• Generowanie wniosków: analizuj dane, aby znaleźć przyczyny źródłowe.
• Decyzja o działaniach: które eksperymenty mogą pomóc w usprawnieniu procesu?
  • Zamknięcie: odpowiedz na pytania:
  • Co się stanie po spotkaniu?
  • Czego mnie to nauczyło?
  • Co było ważne/wartościowe?
  • Co zamierzam zrobić?
  • Jak ocenimy sukces naszych następnych kroków?

Zespół nieustannie dostosowuje się, aby znaleźć optymalną dynamikę współpracy. Na podstawie wyników i zebranych informacji zespół tworzy i wprowadza nowe standardy.
Następnie proces się powtarza. Scrum to ciągła pętla planowania, budowy, inspekcji, adaptacji i powtarzania.

Ważne jest, aby zespół pamiętał o Pierwszej Dyrektywie (Prime Directive):
„Bez względu na to, co odkryjemy, rozumiemy i naprawdę wierzymy, że każdy zrobił wszystko, co w jego mocy, biorąc pod uwagę swoją wiedzę w tamtym momencie, umiejętności, dostępne zasoby i sytuację, w jakiej się znajdował.”
Źródło: Norm Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Review

Celem Pierwszej Dyrektywy jest zapewnienie retrospektywie odpowiedniej atmosfery, która uczyni ją pozytywnym i nastawionym na wyniki wydarzeniem. Dzięki temu retrospektywa staje się skutecznym spotkaniem zespołu, który uczy się i znajduje rozwiązania pozwalające ulepszyć sposób pracy.
Źródło:  http://retrospectivewiki.org/index.php?title=The_Prime_Directive

Retrospektywa pomaga oddzielić dobre rzeczy od złych, sukcesy od porażek. Zazwyczaj podkreśla się w niej usprawnienie procesu, a jej najważniejszą funkcją jest oczyszczenie zespołu. Efekt ten jest znany jako katharsis. To bardzo ważny moment dla zespołu. Retro ma na celu pozbycie się zbędnego balastu, aby móc przejść do nowego etapu, często wiążącego się z opuszczeniem strefy komfortu. W zależności od dojrzałości zespołu, może to oznaczać przejście na wyższy poziom – kolejny etap rozwoju zespołu według Tuckmana. Retrospektywa jest przystankiem w procesie Scrum, czasem na refleksję. Szukamy rozwiązań, dlatego retrospektywa musi być rozwojowa i kreatywna. Ważne są tu szczerość, dociekliwość i otwartość na zmiany. To moment, w którym zespół dokonuje inspekcji i introspekcji.

Najlepsze praktyki prowadzenia retrospektywy

• Scrum Master jest organizatorem retrospektywy. Nie zawsze musi ją prowadzić – ułatwia proces, ale nie musi go moderować. Ważne jest, aby Scrum Master nie wykonywał pracy za zespół. Powinien pozwolić zespołowi poczuć współodpowiedzialność i rozwijać samoorganizację. Warto identyfikować osoby chętne do inicjatywy i zachęcać je do moderowania spotkań, co pozwala zespołowi rozwijać nowe kompetencje.
• Jeśli jesteś nowym Scrum Masterem i potrzebujesz wsparcia, poproś swoich kolegów, innych SM lub Agile Coachów, aby poprowadzili za ciebie retro, a ty będziesz mógł obserwować. 
• Zaproś ludzi na spotkanie. Jak mogą na tym skorzystać? Spraw, aby ludzie chcieli przyjść z ciekawości, zaangażowania, poczucia odpowiedzialności. 
• Wyślij zaproszenie na spotkanie wystarczająco wcześnie, aby każdy mógł w nim uczestniczyć. Jeśli zespół jest dostępny lokalnie, nie zgadzaj się na zdalną retrospektywę. 
• Zawsze zapytaj zespół, czy chciałby zaprosić kogoś na retrospektywę. 
• Jeśli wiesz, że jest taka potrzeba, zachęć Product Ownera do udziału w retro. Zaproś tę osobę, jeśli zespół potrzebuje jej obecności, szczególnie w sytuacjach, gdy wiesz, że będziecie omawiać kwestie związane z wymaganiami i komunikacją z klientem. 
• Jeśli wiesz, że jest taka potrzeba, zachęć Product Ownera do udziału w retro. Zaproś tę osobę, jeśli zespół potrzebuje jej obecności, szczególnie w sytuacjach, gdy wiesz, że będziecie omawiać kwestie związane z wymaganiami i komunikacją z klientem. 
• Obserwuj codzienną pracę zespołu, rozmawiaj, pytaj o przeszkody i utrudnienia, co pozwoli na spontaniczne wyciąganie wniosków podczas retrospektywy.
• Na każdym retro po etapie generowania wniosków podsumuj działania z poprzedniej retrospektywy i oceń ich efekty.
• Chwal ludzi za to, co robią dobrze! Nie wszystkie retrospektywy muszą kończyć się usprawnieniami. Zespół może tworzyć, opracowywać zasady i je aktualizować. Retrospektywy mogą być wykorzystywane do świętowania osiągnięć, motywowania zespołu poprzez wzmacnianie najlepszych praktyk i zachowań, poprzez wskazywanie mocnych stron, zasobów i wartości zespołu, a także poprzez docenianie osób, które znacząco przyczyniły się do sukcesu.
• Postaraj się zapewnić ludziom odpowiednie warunki pracy. Poszukaj wygodnego miejsca, w którym zespół będzie mógł pracować w spokojnej atmosferze, bez zakłóceń. 
• Na początku retrospektywy zdiagnozuj uczucia ludzi. Stwórz atmosferę współpracy i otwórz ich na wzajemną dyskusję. 
• Warto dać poszczególnym członkom zespołu możliwość introspekcji. Zbuduj przestrzeń do rozwoju indywidualnych kompetencji interpersonalnych. Dobrym pomysłem jest zaproponowanie testu, który pomoże ludziom odkryć ich mocne strony i zidentyfikować obszar do rozwoju (np. test Belbina). Takie praktyki pomagają rozwijać zespół, budując jego potencjał. 
• Eksperymentuj, ale nie improwizuj! Bądź przygotowany. Zaplanuj wcześniej scenariusz spotkania i agendę. Ciekawe techniki dla retrospektyw można znaleźć tutaj http://www.funretrospectives.com/ 
• Jeśli rozpoczynasz pracę z nowym zespołem, wypracuj z nim zasady pracy na retro. Warto zdefiniować wspólne wartości, którymi kieruje się zespół, a następnie odwoływać się do nich w trudnych sytuacjach. 
• Nadzoruj siebie! Poproś kolegę lub Agile Coacha, aby był obecny podczas retrospektywy, robił notatki i udzielał Ci informacji zwrotnej. Wypracuj swoje najlepsze praktyki i wdrażaj je! 
• Poszukaj mentora, grupy rozwojowej, chodź na meet-upy, konferencje i szkolenia. Jednym z podstawowych zadań SM jest ciągły rozwój. Kiedy tylko masz możliwość czytaj, słuchaj, przeglądaj internet, szukaj inspiracji i rozwiązań. 
• Pamiętaj, że poziom wiedzy o Scrumie może być różny. Należy wcześniej sprawdzić wiedzę zespołu na temat Scruma. Warto przeprowadzić krótki warsztat scrumowy. 
• Okazuj zaufanie i buduj relacje z zespołem i poszczególnymi członkami. Pytaj o feedback po retrospektywach, sprawdzaj nie tylko ROTI dla swoich spotkań (Return on Time Investment), ale także to, jak postrzega Cię zespół. 
• Pogłębiaj refleksję, prowokuj do myślenia, motywuj do nauki! 
• Scrum Master pełni bardzo odpowiedzialną rolę. Musisz być odważny, czujny i asertywny. Gdy Scrum Master zauważy, że zespół może nie osiągnąć celu, musi zareagować jak najszybciej. Może się zdarzyć, że nie będzie można czekać do retrospektywy – reakcja musi nastąpić na czas. Pamiętaj, że SM nie jest jedyną osobą odpowiedzialną za rozwiązywanie problemów. Masz cały zespół do dyspozycji, aby wspólnie mierzyć się z wyzwaniami 🙂. W praktyce oznacza to, że szukasz osoby, która może się tym zająć.
• Staraj się, aby każda retrospektywa była inna. Pamiętaj, że różnorodność to przyprawa życia.

Podsumowanie

Wiemy już, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby retrospektywa zakończyła się sukcesem. Wiara i zaangażowanie zespołu scrumowego w efektywną pracę to podstawa. Każdy członek zespołu powinien osobiście dbać o zespół i robić wszystko, aby stworzyć wartościowy przyrost produktu.
Retrospektywa z inspekcją i adaptacją ma na celu rozwijanie produktu lepszej jakości w duchu ciągłego doskonalenia. To ogromna korzyść z perspektywy klienta. Mamy działający produkt, ale z każdą retrospektywą i iteracją zyskuje on na jakości. Jest to możliwe dzięki trosce o ludzi, procesy i narzędzia. Stosujemy wartości Manifestu Agile:

Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia. 
Reagowanie na zmiany ponad postępowanie zgodnie z planem. 

Ważne jest, aby po zakończeniu sprintu i krótkiej przerwie, zespół z nową energią mógł rozpocząć kolejną iterację. Retrospektywa to nie jest rozważanie przeszłości i narzekanie na błędy. To myślenie z wizją przyszłości. Jeśli trafisz na słaby zespół, musisz go zmienić. Powinieneś skupić swoją energię na poszukiwaniu rozwiązań i odwoływaniu się do wartości otwartości.
Czasami retrospektywę można przeprowadzić poza firmą, jeśli oczywiście osoby decyzyjne zaakceptują taki pomysł. Może odbyć się w miejscu z osobnym pomieszczeniem, flipchartem czy dostępem do multimediów. Takie retrospektywy sprawdzają się zwłaszcza wtedy, gdy zespół dostarczył jakąś ważną funkcjonalność. Bardzo ważne jest zatrzymanie się w procesie scrumowym i danie zespołowi czasu na świętowanie sukcesu. Można to oczywiście zrobić na specjalnej imprezie z menadżerami. Możemy połączyć retrospektywę ze świętowaniem osiągnięć. Zespół Scrumowy lepiej ją zapamięta. Takie retrospektywy mają na celu pokazanie mocnych stron zespołu, wzmocnienie pozytywnych zachowań, wskazanie osób, które przyczyniły się do sukcesów i prawdziwych gwiazd. Zwiększają motywację w zespole, uczą przyjmowania pochwał i komplementów, integrują zespół i budują jego tożsamość, wzmacniają koncentrację na celach, rozwijają dojrzałość zespołu. 

W wielu zespołach IT wciąż konieczne jest wzmacnianie przekonania o potrzebie prowadzenia retro. To spora wartość dla zespołów, organizacji i klientów. 
Retrospektywa to praktyka coraz częściej wdrażana w innych branżach. Sprawdziła się również poza światem IT. 

Źródła:

• https://assets.uits.iu.edu/pdf/Agile-Manifesto.pdf
• https://www.scrumalliance.org/community/articles/2015/march/the-power-of-feedback-loops
• https://www.atlassian.com/agile/scrum/retrospectives
• https://blog.procognita.com/

Książki:

• https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2017/2017-Scrum-Guide-US.pdf
• Agile Retrospectives: Making Good Teams Great by Esther Derby and Diana Larsen
• Project Retrospectives: A Handbook for Team Review by Norman L. Kerth
• Scrum. About agile project management by Mariusz Chrapko
• The Toyota Way. 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer by Jeffrey K. Liker