Data aktualizacji: 8.10.2024

Polityka prywatności – zasady przetwarzania danych osobowych w j‑labs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Administrator Danych Osobowych

Polityka prywatności określa reguły dotyczące przechowywania i dostępu do danych osobowych, o których mowa Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE w skrócie RODO.

W niniejszym dokumencie przedstawiamy zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych przez j‑labs sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych jest j‑labs sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Zabłocie 43a, 30-701 Kraków (dalej „j-labs”).

Z j‑labs można skontaktować się pisemnie pod adresem: j‑labs sp. z o.o. ul. Zabłocie 43a, 30-701 Kraków, w formie elektronicznej na adres e-mail: j-labs@j-labs.pl lub telefonicznie: +48 12 268-16-90.

W j‑labs wyznaczony jest pełnomocnik ds. ochrony danych, z którym można się skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, poprzez adres e-mail: GDPR@j-labs.pl lub pisemnie na adres j‑labs z dopiskiem: Dane Osobowe.

Cel zbierania danych osobowych

Proces rekrutacji

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. datę urodzenia,
3. wskazane dane kontaktowe,
4. wykształcenie, kwalifikacje,
5. przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

przetwarzamy w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na podstawie obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) i ich podanie w zakresie z nich wynikającym jest dobrowolne, ale niezbędne w tym celu. Pozostałe dane zawarte w przesłanej aplikacji przetwarzamy na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a), wyrażonej poprzez wysłanie zgłoszenia rekrutacyjnego, a ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.

W procesie rekrutacji dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, na podstawie przesłanego wypełnionego formularza, aplikacji, a także od agencji rekrutacyjnych, z którymi współpracuje j‑labs oraz w ramach funkcjonującego Programu Poleceń, którego Regulamin dostępny jest pod adresem: https://polecdojlabs.pl.

Wydarzenia j‑labs

Dane osobowe, udostępnione podczas rejestracji na organizowane przez j‑labs wydarzenia, przetwarzamy w celach i w zakresie związanym z udziałem w wydarzeniu, w tym w celu rezerwacji biletu (art. 6 ust. 1 lit. b. RODO), w celach marketingowych oraz w celach archiwalnych (dowodowych), ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia na podstawie prawnie uzasadnionego interesu j‑labs (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych osobowych w formularzu ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do wzięcia udziału w wydarzeniach, organizowanych przez j‑labs.

Newsletter j‑labs

Od czasu do czasu wysyłamy informacje branżowe, związane z wydarzeniami, podczas których zarejestrowałeś się w naszym systemie lub zapisałeś się do newslettera. Dane osobowe przetwarzamy w celu informowania o ofertach pracy oraz wydarzeniach organizowanych przez j‑labs. Dane osobowe przetwarzamy na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podanie danych osobowych w formularzu ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne, aby otrzymywać od nas newsy.

Prowadzenie serwisów społecznościowych

Dane osobowe wskazane w portalach społecznościowych przetwarzamy w celu prowadzenia komunikacji i promocji w ramach fanpage oraz kanałów j‑labs w serwisach Facebook, YouTube oraz LinkedIn, w szczególności odpowiedzi na reakcje, komentarze oraz prywatne wiadomości, w celach statystycznych oraz reklamowych realizowanych za pośrednictwem narzędzi reklamowych w ramach wskazanych serwisów, a także w celu przedstawiania ofert i warunków pracy/ współpracy z nami, a także kontaktu w celach związanych z umożliwieniem rekrutowania na poszczególne stanowiska lub zawarcia współpracy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu j‑labs, jakim jest zapewnienie ciągłości komunikacji biznesowej, marketing produktów własnych, dbanie o wizerunek marki, a także poszukiwanie pracowników lub kontrahentów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych w ramach korzystania z profilu jest dobrowolne, jednakże brak podania danych może uniemożliwić korzystanie z jego niektórych funkcjonalności.

Współpraca z klientami i kontrahentami

Dane osobowe przetwarzamy w celu nawiązania współpracy, a także w celach kontaktowych i marketingowych w trakcie trwania współpracy, w szczególności w celu przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienia obowiązku prawnego Administratora np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w celach archiwalnych (dowodowych), ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz w działaniach marketingowych na potrzeby prezentacji produktów lub usług własnych na podstawie uzasadnionego interesu prawnego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe w zakresie obejmującym imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko, wskazane przez Pani/Pana pracodawcę lub reprezentowany przez Panią/Pana podmiot, zostały pozyskane w ramach zawartej umowy o współpracy z tym podmiotem. Dane osobowe pozyskujemy również bezpośrednio od Państwa, na podstawie przesłanego zapytania lub wypełnionego formularza lub z innych źródeł, jeżeli wyraziliście Państwo na to odrębną zgodę (np. w programie referencyjnym). Podanie danych osobowych jest niezbędne do przygotowania oferty oraz zawarcia Umowy i jej wykonywania – bez ich podania brak jest możliwości zawarcia Umowy, jej należytego wykonywania lub podejmowania działań w związku z jej realizacją.

Okres przetwarzania danych osobowych

Proces rekrutacji

Dane osobowe przesłane w aplikacji przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres 6 miesięcy, a po jej zakończeniu przechowujemy przez okres 3 lat, ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego, w którym ten termin upływa. W przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach dane osobowe przetwarzamy do czasu jej cofnięcia.

Wydarzenia j‑labs

Dane osobowe przekazane podczas rejestracji będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do zrealizowania celów, do których zostały zebrane zgodnie z kryteriami określonymi w przepisach prawa w tym do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń przez okres 6 lat. W przypadku, gdy dane osobowe uczestnika przetwarzane są w celu marketingowym na podstawie wyrażonej zgody, do momentu jej wycofania.

Newsletter j‑labs

Dane osobowe przekazane podczas rejestracji do newslettera będziemy przetwarzać na podstawie wyrażonej zgody do momentu rezygnacji z otrzymywania newsów. W każdej chwili zgodę tą można wycofać, klikając w link rezygnacji w dowolnym naszym mailu lub pisząc do nas wiadomość na wskazane powyżej dane kontaktowe.

Prowadzenie serwisów społecznościowych

Komentarze, zdjęcia i inne materiały opublikowane przez użytkowników będą dostępne do czasu usunięcia ich przez autora lub Administratora, w szczególności gdy ten uzna, że naruszają standardy komunikacji; złożenia sprzeciwu, żądania usunięcia danych lub usunięcia Fanpage’a przez Administratora.

Współpraca z klientami i kontrahentami

Dane Osobowe będą przetwarzane przez j‑labs przez okres współpracy, a po jej zakończeniu przez okres wskazany przez przepisy podatkowe i rachunkowe oraz do czasu przedawnienia roszczeń przewidzianego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Dane osobowe przetwarzane na potrzeby marketingu produktów lub usług własnych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym prowadzenie i rozwój działalności j‑labs, będą przetwarzane do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

Udostępnianie danych osobowych

Przesłane dane osobowe w procesie rekrutacji możemy przekazywać dostawcom usług publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom systemów informatycznych wykorzystywanych w procesach rekrutacji, podmiotom zarządzającym projektami IT (w szczególności Klientom) w związku z którymi prowadzona jest rekrutacja. Ponadto dane osobowe możemy udostępniać podmiotom uprawnionym przepisami prawa, operatorom pocztowym i kurierom, doradcom prawnym, podatkowym, księgowym oraz podmiotom, z którymi j‑labs prowadzi współpracę, w tym w szczególności klientom i kontrahentom.

W pozostałych procesach dane osobowe możemy powierzać do przetwarzania na podstawie umów zawartych w oparciu o art. 28 RODO dostawcom usług świadczonych na rzecz j‑labs (np. usługi księgowe, IT, hosting, e-mail marketing, podpis elektroniczny), przy czym ww. odbiorcy są zobowiązani są do zachowania tych danych w tajemnicy nawet po wygaśnięciu wiążącego ich z j‑labs stosunku prawnego.

Korzystając z dostawców usług IT, w przypadku zlokalizowania ich serwerów poza obszarem UE/EOG, dane osobowe możemy przekazywać do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych. Dostawca usług gwarantuje, że dane są przekazywane do państwa trzeciego, w stosunku, do którego na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych, uczestniczy w programie EU-US Privacy Framework lub z wykorzystaniem typowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Odbiorcami Danych osobowych przetwarzanych w ramach prowadzenia serwisów społecznościowych są administratorzy tych portali, zgodnie z narzuconymi zasadami:

• LinkedIn: https://linkedin.com/legal/privacy-policy,
• Facebook tj. Meta Platforms Ireland Limited: https://www.facebook.com/about/privacy,
• Youtube: https://www.youtube.com/intl/ALL_pl/howyoutubeworks/user-settings/privacy.

Profilowanie i automatyczne przetwarzanie danych osobowych

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również nie będą podlegać profilowaniu.

Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Danych osobowych przez j‑labs przysługuje Ci:

1. Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz do uzyskania informacji m.in. o kategoriach danych, celach ich przetwarzania, a także do uzyskania ich kopii;
2. Prawo do sprostowania nieprawidłowych i uzupełnienia brakujących danych, a także do bycia zapomnianym, tzn. prawo do usunięcia danych przetwarzanych bezpodstawnie i bezprawnie (np. dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane);
3. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania danych. W takiej sytuacji po rozpatrzeniu wniosku j‑labs nie będzie przetwarzać udostępnionych danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do Przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. Prawo przenoszenia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany, co oznacza prawo żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez j‑labs bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe;
5. Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a. lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO);
6. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, o ile uczestnik uzna, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem postanowień RODO.

W jakim czasie spełniamy Twoje żądanie?

W przypadku zgłoszenia do nas żądania wynikającego z powyższych praw niezwłocznie przystępujemy do jego realizacji lub informujemy o braku możliwości jego wykonania.

Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter lub liczbę żądań – nie będziemy mogli od razu spełnić tego obowiązku, będziemy na bieżąco informować o czasie niezbędnym do jego realizacji.

Procedura realizacji praw

Aby skorzystać z przysługujących praw koniecznym jest złożenie wniosku przez osobę, której dane dotyczą. Wnioski podlegają rejestracji w celach archiwalnych (dowodowych), ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu j‑labs – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO i są przechowywane przez okres 3 lat od dnia jego złożenia ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego, w którym ten termin upływa. Wnioski złożone w formie ustnej będą potwierdzane notatką służbową, która podlega wpisowi w Rejestrze wniosków.

Dane zbierane automatycznie podczas wizyty na stronach serwisu

Podczas wizyty w serwisie system wykorzystywany przez operatora automatycznie pobiera: adres IP użytkownika, informacje o rodzaju przeglądarki, źródle odwiedzin, geolokalizacji a w przypadku użytkowników, którzy weszli na stronę za pośrednictwem wyszukiwarki, także o wykorzystanych słowach kluczowych prowadzących do wyświetlenia linku serwisu w wynikach wyszukiwania. Dane te są gromadzone wyłącznie dla potrzeb prowadzenia statystyki i są anonimowe.

Pliki cookies i narzędzia wykorzystywane na stronach internetowych

j-labs wykorzystuje pliki cookies w celu monitorowania nawigacji użytkowników. Pliki cookies pozwalają ponadto użytkownikom na zachowanie ich parametrów nawigacyjnych w Serwisie.

Pliki cookies są także wykorzystywane przez system statystyk Google Analytics, zaimplementowany w kodzie serwisu. Szczegółowe cele, do którego Google Analytics wykorzystuje pliki cookies zostały opisane w odrębnym dokumencie dostępnym pod adresem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/.

Użytkownik może w dowolnym momencie zablokować zbieranie informacji tą metodą wyłączając opcję obsługi cookies w ustawieniach przeglądarki. Operator serwisu nie gwarantuje poprawnego działania serwisu przy nieaktywnej obsłudze cookies w przeglądarce.

W celu prowadzenia efektywnych kampanii reklamowych j‑labs wykorzystuje narzędzie analityczne jak Facebook Pixel, LinkedIn Insights które pomaga mierzyć skuteczności reklam na podstawie analizy działań podejmowanych przez Użytkowników w witrynie.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony przed spamem oraz niechcianymi działaniami na naszej stronie internetowej, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) korzystamy z usługi Google reCAPTCHA. Usługa reCAPTCHA analizuje zachowanie użytkownika na podstawie różnych danych, takich jak adres IP, informacje o przeglądarce (typ, wersja, język), czas spędzony na stronie, ruchy myszką, kliknięcia oraz działania podejmowane na naszej stronie (sposób interakcji z elementami reCAPTCHA), pliki cookie oraz dane z urządzenia użytkownika, takie jak system operacyjny i konfiguracja sprzętowa, a także dane konta Google (jeżeli użytkownik jest zalogowany). Zebrane dane są przetwarzane przez Google w celu zweryfikowania czy dane wprowadzane na naszej stronie pochodzą od rzeczywistej osoby, a nie zautomatyzowanego programu (bota). Zgodnie z Warunkami korzystania z usługi reCAPTCHA, informacje zebrane podczas korzystania z usługi reCAPTCHA będą wykorzystywane do jej ulepszania i ogólnej poprawy bezpieczeństwa. Nie będą natomiast wykorzystywane przez Google do personalizowania wyświetlanych reklam. Więcej informacji o usłudze: https://developers.google.com/recaptcha. Usługa podlega Polityce prywatności i Warunkom korzystania z usług Google.

Korzystanie z reCAPTCHA oznacza przekazanie danych do Google co może powodować przekazywanie danych do Stanów Zjednoczonych. Google zapewnia odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi standardami prawnymi, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych. Przetwarzanie tych danych odbywa się zgodnie z Polityką Prywatności Google, dostępną pod adresem: https://policies.google.com/privacy.

Zabezpieczenie danych

j-labs dokłada wszelkich starań do zapewnienia skutecznej ochrony przetwarzanym danym osobowym. Dane osobowe przekazywane ze strony internetowej na serwer j‑labs zostały zabezpieczone szyfrowanym połączeniem SSL.

Odpowiedzialność

j-labs zobowiązuje się stosować opisane w niniejszym dokumencie zasady gwarantujące zachowanie poufności użytkownikom serwisu. Dopuszcza się zaistnienie sytuacji, w której zmianie nieznacznie ulegnie zakres zbieranych danych lub sposób ich zabezpieczenia przy zachowaniu prywatności użytkowników.

Niniejszy dokument nie może stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń wysuwanych wobec j‑labs sp. z o.o., o ile roszczenia te nie będą wynikały z obowiązujących na terenie Rzeczypospolitej Polskiej przepisów prawa.

Zmiany w polityce prywatności

j-labs zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym dokumencie, które będą publikowane na stronie j-labs.pl.